Knowledge Agent v SharePointu: správa obsahu s AI v Public Preview

AI mění způsob práce a spolupráce lidí s AI patří k základům pracovních postupů organizací označovaných jako „Frontier Firm“. Přínos AI nástrojů ale závisí na kvalitě obsahu, ze kterého vycházejí. Pokud obsah není připravený, omezuje to i možnosti AI. Microsoft proto představil Knowledge Agent v SharePointu, který pomáhá připravit obsah pro Microsoft 365 Copilot i pro potřeby Vaší organizace.

Knowledge Agent vstoupil do Public Preview 18. září 2025. Přináší do SharePointu sadu AI funkcí pro jednodušší správu obsahu a lepší využití Copilot. Propojuje spravované firemní znalosti s AI a pomáhá obsah obohacovat, organizovat a strukturovat, aby nad ním Copilot a agenti mohli nejen odpovídat na otázky, ale také podporovat konkrétní firemní procesy.

Inteligentní správa obsahu

Knowledge Agent řeší běžné problémy správy obsahu: připravenost pro AI, dohledatelnost a aktuálnost informací, ruční postupy správy i překážky při tvorbě obsahu.

Kvalitnější odpovědi AI

Strukturovaný obsah v SharePointu doplněný o kontext umožňuje službě Copilot a agentům poskytovat přesnější odpovědi podložené zdrojovými daty.

• Kontext, který AI potřebuje: Agent inteligentně označuje a klasifikuje soubory pomocí automaticky vyplňovaných metadat. Od října 2025 mají Copilot a agenti tato data využívat při vyhodnocování obsahu. Díky tomu mají lépe rozlišovat podobné dokumenty a poskytovat kvalitnější odpovědi.

Vedle nedávno oznámených vylepšení agentů vytvořených v SharePointu rozšiřuje využití metadat rozsah dat, o která se mohou odpovědi opírat. Microsoft očekává znatelné zlepšení kvality odpovědí u Copilot, Knowledge Agent i vlastních agentů vytvořených v SharePointu, pokud pracují s knihovnami s vyplněnými metadaty.

• Důvěryhodné odpovědi v souladu s pravidly: Knowledge Agent pomáhá udržovat metadata v pořádku a obsah v souladu s firemními zásadami prostřednictvím inteligentních návrhů, označování a administrátorských nastavení. Odpovědi AI tak mají zůstávat důvěryhodné a odpovídat standardům organizace.

Podpora firemních procesů

Od označování dokumentů po automatizaci – Knowledge Agent zjednodušuje správu obsahu pomocí přirozeného jazyka a inteligentních návrhů.

• Kvalitní metadata bez ručního vyplňování: Agent navrhuje automaticky vyplňované sloupce na základě obsahu a zadání uživatele. Pomáhá tak zajistit jednotnou organizaci a lepší dohledatelnost obsahu napříč knihovnami a weby.
• Okamžité využití uspořádaného obsahu: Zobrazení vytvořená pomocí AI řadí, filtrují a seskupují dokumenty podle metadat. Můžete například zadat „Zobrazte zásady, jejichž platnost končí v roce 2026“ nebo „Seskupte smlouvy podle klienta“.
• Automatizace bez technických znalostí: Uživatelé popíší, co potřebují, například „Pošlete mi e-mail, když přibudou faktury na částku vyšší než 500 USD“, a agent vytvoří odpovídající pracovní postup.
• Rychlé odpovědi a přehledy: Na obsah webu se může Knowledge Agent zeptat každý uživatel. Automaticky vyplněná metadata napříč knihovnou umožňují agentovi přesněji vyhodnocovat obsah souborů a poskytovat odpovědi podložené zdroji v příslušném kontextu. K dispozici jsou také možnosti porovnávání souborů a vytváření zvukových přehledů.

Aktuální obsah intranetu

Knowledge Agent pomáhá autorům a správcům webů vytvářet, aktualizovat a organizovat stránky, aby obsah intranetu zůstával aktuální a relevantní.

• Přehledný a udržovaný SharePoint: Analýza chování při vyhledávání odhaluje chybějící obsah a potřeby uživatelů, které zatím nejsou pokryté. Knowledge Agent také umožňuje automaticky opravovat nefunkční odkazy, na které uživatelé narážejí, a několika kliknutími vyřazovat neaktivní stránky.
• Snazší tvorba kvalitních stránek: Knowledge Agent podporuje tvorbu webového obsahu formou navazujícího dialogu. Od založení stránky pomáhá převádět Vaše nápady do obsahu pomocí promptů v přirozeném jazyce, šablon a inteligentních návrhů sekcí. Analyzuje obsah a navrhuje rozvržení odpovídající vizuálnímu stylu a struktuře stránky. Rychle můžete přidat také sekci častých dotazů vytvořenou pomocí AI.

Jak používat Knowledge Agent

Knowledge Agent je určený uživatelům pracujícím s obsahem i správcům webů. Při procházení knihovny dokumentů, úpravě stránky nebo správě webu nabízí akce odpovídající aktuálnímu kontextu.

Je přímo součástí prostředí SharePointu a otevírá se novým plovoucím tlačítkem.

• Otevření Knowledge Agent: Klikněte na tlačítko v pravém dolním rohu SharePointu. Otevře se nabídka přizpůsobená souboru, stránce nebo knihovně dokumentů, se kterou právě pracujete.
• Návrhy podle kontextu: Nabídka Knowledge Agent se mění podle toho, kde se nacházíte a jakou máte roli.
  • Na webu SharePointu, který vlastníte, se zobrazí například možnost „Improve this site“. Pomůže Vám opravit nefunkční odkazy, vyřadit zastaralé stránky nebo doplnit chybějící obsah podle chování uživatelů.
  • V knihovně dokumentů, kterou vlastníte nebo můžete upravovat, se zobrazí možnosti „Organize this library“, „Set up rules“ a „Create new views“. Slouží k automatickému vyplňování metadat, klasifikaci dokumentů, vytváření pracovních postupů a zobrazení, která usnadňují orientaci v obsahu.
  • Pokud máte na webu nebo v knihovně roli čtenáře, zobrazí se možnost „Ask a question“, která otevře chat s Knowledge Agent. Odpovědi vycházejí z obsahu souborů, složek nebo webů, které si prohlížíte.
  • Vedle odpovídání na otázky může Knowledge Agent shrnout stránku, porovnat dva dokumenty, vytvořit zvukový přehled nebo vygenerovat časté dotazy.
• Zadávání v přirozeném jazyce: Akce můžete spouštět a upřesňovat jednoduchými prompty. Označování obsahu, oznámení nebo schvalování tak můžete řešit bez přepínání do jiných nástrojů.

Knowledge Agent v praxi

Knowledge Agent lze využít při správě obsahu, tvorbě stránek i hledání odpovědí. Typické scénáře podle týmů a rolí zahrnují:

• IT a projektové týmy: Opravy nefunkčních odkazů, označování zastaralých stránek a odhalování chybějícího obsahu podle chování uživatelů. Týmy tak snáze najdou přesné a aktuální informace.
• HR: Jednodušší audity a nižší riziko nesouladu s předpisy. Zásady lze označovat daty revizí a kategoriemi, upozorňovat na zastaralý obsah a vytvářet zobrazení podporující včasné aktualizace a řízení rizik.
• Právní oddělení: Klasifikace právních dokumentů, extrakce klíčových ustanovení a vytváření pravidel pro předávání označených souborů k právní kontrole.
• Komunikace a marketing: Tvorba kvalitních stránek během několika minut. Klíčové body lze převést do strukturovaných návrhů odpovídajících firemnímu vizuálnímu stylu, včetně obrázků a šablon. Více času tak zbývá na samotné sdělení místo formátování.
• Provoz a správa budov: Organizace velkého množství obsahu pomocí knihoven s inteligentními metadaty a zobrazeními pro žádosti o pronájem, záznamy o údržbě nebo dodavatelské smlouvy.
• Obchod: Hledání technických odpovědí bez nutnosti obracet se na specialisty. Metadata a kontext pomáhají získávat odpovědi podložené produktovou dokumentací, smlouvami a specifikacemi.

Dostupnost a licencování

Knowledge Agent je dostupný v dobrovolně zapínaném Public Preview uživatelům s licencí Microsoft 365 Copilot. Zapnout jej lze na úrovni celého tenantu nebo jednotlivého webu. Možnost zapnutí na úrovni webu je podle doplnění ve zdrojovém článku nová od 5. listopadu 2025.

IT administrátoři mohou postupovat podle návodu k zapnutí. Po zapnutí na úrovni tenantu mohou jednotlivé weby SharePointu z používání Knowledge Agent vyřadit.

Další vývoj

Microsoft ve zdrojovém článku plánoval přechod do obecné dostupnosti (General Availability) na začátek roku 2026. Zároveň avizoval další informace o nových AI funkcích, které mají organizacím pomoci lépe využívat licence Copilot.